Benahi Pengelolaan Arsip, KPU NTB Dorong Transformasi Digital dan Budaya Tertib Administrasi

KPU Provinsi NTB terus mendorong peningkatan kualitas tata kelola administrasi, salah satunya melalui penguatan sistem pengelolaan arsip. Dalam Sosialisasi Pengelolaan dan Penyelamatan Arsip Rabu (21/5) ini diikuti oleh jajaran KPU Provinsi serta KPU Kabupaten/Kota se-NTB. Ketua dan Sekretaris KPU Provinsi NTB memberikan arahan penting untuk menghidupkan kembali budaya kearsipan yang tertib, digital, dan berorientasi pada akuntabilitas jangka panjang.

Ketua KPU Provinsi NTB, M. Khuwailid, secara jujur mengakui bahwa selama ini pengelolaan arsip di lingkup KPU masih menghadapi berbagai kendala, termasuk keteraturan dalam penataan dokumen penting.

"Kita seringkali tidak bisa menyusun arsip dengan baik. Misalnya, saat ditanya di mana salinan C, kita lupa tempatnya. Ini menunjukkan bahwa penataan arsip masih belum teratur," ungkap Khuwailid.

Ia menekankan pentingnya membangun kesadaran bahwa pengelolaan arsip bukanlah tugas jangka pendek, tetapi investasi jangka panjang yang akan sangat berharga bagi kelangsungan institusi, sekaligus menjadi warisan birokrasi yang bisa diterapkan selanjutnya

"Semoga melalui sosialisasi ini kita belajar bersama, agar pengelolaan arsip bisa dilakukan dengan baik dan tertib. Mari kita tinggalkan kebaikan-kebaikan administratif bagi generasi berikutnya," imbuhnya.

Pada kesempatan yang sama Sekretaris KPU Provinsi NTB Mars Ansori Wijaya dalam arahannya, menekankan pentingnya digitalisasi arsip melalui aplikasi e-Arsip, yang kini menjadi instrumen utama dalam menyimpan, menata, serta mengakses arsip secara cepat dan efisien.

"Arsip itu memiliki nilai strategis. Maka, sudah seharusnya pengelolaan arsip dilakukan secara serius dan sistematis. Saya minta semangat pengelolaan arsip ini digiatkan kembali," ujar Mars Ansori.

Ia juga mengingatkan jajaran KPU di seluruh NTB untuk meneliti kembali struktur pengelolaan arsip yang ada, bahkan jika perlu memperbaharui Surat Keputusan (SK) pengelolaan arsip agar sesuai dengan kebutuhan dan tantangan kekinian.

Lebih jauh, Ia menjelaskan bahwa e-Arsip bukan sekadar aplikasi, melainkan alat pemantau yang memungkinkan KPU Provinsi melihat perkembangan pengelolaan arsip secara real time di seluruh kabupaten/kota di NTB.

"Melalui e-Arsip ini, kami bisa memantau setiap hari apakah pengelolaan arsip dilakukan dengan baik atau tidak. Ini penting karena pengelolaan arsip juga menjadi salah satu indikator penilaian dalam upaya kita meraih predikat Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK) dari KemenPAN-RB," tegasnya.

Hal menarik yang turut disoroti oleh Mars Ansori adalah pendekatan kolaboratif dalam tata kelola arsip, yakni dengan melibatkan Komisioner KPU dalam diskusi dan masukan terkait kebijakan kearsipan. Meskipun bukan Komisioner yang melakukan pengarsipan langsung, namun keterlibatan mereka dinilai penting untuk lembaga KPU.